Quy trình sản xuất là gì? Các bước để tiến hành quy trình

Một quy trình sản xuất hiệu quả không chỉ giúp tăng năng suất mà còn cải thiện doanh thu, lợi nhuận và danh tiếng. Đối mặt với khối lượng công việc lớn, kiểm soát quá trình sản xuất trở nên khó khăn nếu không có quy trình quản lý sản xuất hoàn chỉnh được đề ra. Cùng KYODO tìm hiểu về cách xây dựng quy trình sản xuất ngay tại bài viết dưới đây.

1. Quy trình sản xuất là gì?

Quy trình sản xuất là một chuỗi các bước mà doanh nghiệp thực hiện để tạo ra sản phẩm, bao gồm việc lập kế hoạch, chuẩn bị nguyên liệu, giám sát và kiểm tra tiến độ sản xuất,… Mục tiêu chính của việc xây dựng quy trình này là đảm bảo rằng sản phẩm được cung cấp đúng thời hạn, đáp ứng tiêu chuẩn chất lượng và đủ số lượng theo yêu cầu của thị trường.

2. Vai trò của quy trình sản xuất đối với doanh nghiệp

Tối ưu hóa hoạt động của doanh nghiệp

Áp dụng linh hoạt quy trình sản xuất giúp giúp doanh nghiệp hoạt động hiệu quả hơn, thực hiện các cải tiến để tiết kiệm thời gian và tài chính, cũng như tài nguyên liên quan. Quy trình này không chỉ hỗ trợ quản lý nguồn nhân lực mà còn giúp phân công công việc và lên lịch làm việc theo cách phù hợp với khung thời gian. Từ đó nâng cao năng suất và giảm chi phí hoạt động của doanh nghiệp.

Cải thiện hiệu suất

Thiết lập quy trình sản xuất là chìa khóa giúp nâng cao hiệu suất. Nhân viên hiểu rõ nhiệm vụ và yêu cầu của từng bước, từ đó làm việc nhanh chóng và hiệu quả hơn. Thực hiện theo quy trình giúp giảm thời gian làm việc và loại bỏ những công đoạn không cần thiết. Người tối ưu hóa quy trình và thống kê dễ dàng nhận ra hạn chế và ưu điểm. Điều này giúp họ đề xuất biện pháp cải tiến để tăng cường hiệu suất làm việc.

Dễ dàng đào tạo

Việc thiết lập quy trình sản xuất giúp quá trình đào tạo nhân sự trở nên thuận tiện hơn. Nhân viên mới có thể nhanh chóng làm quen và bắt đầu công việc mà không phải mất quá nhiều thời gian đào tạo. Điều này giúp quá trình sản xuất diễn ra suôn sẻ và hiệu quả hơn.

Tối ưu hóa thời gian

Với cách quản lý truyền thống, việc giám sát trực tiếp quá trình sản xuất tốn rất nhiều thời gian của các cấp lãnh đạo, ảnh hưởng đến các công việc khác. Tuy nhiên, khi sử dụng quy trình sản xuất và tự động hóa, người quản lý có thể giải phóng thời gian để thực hiện các công việc khác một cách hiệu quả.

3. 6 bước để quy trình sản xuất đạt hiệu quả

Thông thường, một quy trình sản xuất hiệu quả sẽ trải qua các bước sau:

Bước 1: Nghiên cứu, xác định thị trường

Đây được coi là bước đầu tiên và quan trọng nhất trong quy trình. Tại bước này, công ty cần đặt ra những câu hỏi về nhu cầu và mong muốn của khách hàng, phân tích đối thủ cạnh tranh và xác định mục tiêu cùng chiến lược kinh doanh. Để thực hiện bước này cần sự hợp tác giữa các bộ phận như tiếp thị, bán hàng, kế toán, nghiên cứu và phát triển,…

Bước 2: Thiết lập kế hoạch sản xuất

Việc lập kế hoạch chi tiết là cách để làm rõ quy trình làm việc và kế hoạch trong tương lai. Các kế hoạch sẽ giúp việc quản lý việc mua bán nguyên vật liệu và sản phẩm giữa công ty và đối tác, cả trong và ngoài nước trở nên thuận tiện, dễ dàng hơn. Ngoài ra, lập kế hoạch còn giúp xác định năng lực sản xuất, ngân sách, tiêu chuẩn chất lượng và lịch trình giao hàng. Nhờ vậy, doanh nghiệp có thể dễ dàng định rõ và duy trì quá trình sản xuất một cách hiệu quả và linh hoạt.

Bước 3: Theo dõi và kiểm soát từng công đoạn

Ở bước này, doanh nghiệp cần tập trung vào việc theo dõi và kiểm soát mỗi bước trong quá trình sản xuất. Từ việc chuẩn bị nguyên vật liệu, thiết bị đến việc thực hiện các công việc như cắt, may, hàn, lắp ráp. Bước này đòi hỏi phải có sự phân công rõ ràng và trách nhiệm cao của các nhân viên sản xuất.

Bước 4: Quản lý chất lượng sản phẩm

Để đảm bảo sản phẩm đáp ứng các tiêu chuẩn chất lượng theo yêu cầu của khách hàng và pháp luật, doanh nghiệp cần thực hiện kiểm tra chất lượng tại từng giai đoạn sản xuất. Bước này đảm nhận nhiệm vụ giải quyết sự cố và khiếu nại liên quan đến chất lượng, đồng thời thực hiện cải tiến liên tục trong quy trình sản xuất để nâng cao chất lượng sản phẩm.

Bước 5: Theo dõi chất lượng sản phẩm

Ở bước này, doanh nghiệp sẽ tập trung thu thập và phân tích thông tin về cách sản phẩm hoạt động và chất lượng khi khách hàng sử dụng. Bước này giúp doanh nghiệp đánh giá sự hài lòng của khách hàng, nhận ra vấn đề và nhìn nhận cơ hội để cải thiện sản phẩm.

Xem thêm: Vận hành sản xuất thực phẩm hiệu quả

4. Một số quy trình tổ chức sản xuất phổ biến

Quy trình sản xuất phụ thuộc vào số lượng sản phẩm, độ phức tạp của sản phẩm, công nghệ sử dụng và mục tiêu của doanh nghiệp. Dưới đây là một số loại quy trình phổ biến:

• Quy trình sản xuất hàng loạt (Mass production): Là một phương thức sản xuất với số lượng lớn các sản phẩm đã được tiêu chuẩn hóa, thường sử dụng dây chuyền lắp ráp, công nghệ tự động hóa. Quy trình này giúp tiết kiệm chi phí, nâng cao năng suất và chất lượng sản phẩm, nhưng khó thích ứng với biến đổi của thị trường. Ví dụ: Thực phẩm đóng hộp, đồ gia dụng, nước giải khát,
• Quy trình sản xuất theo đơn đặt hàng (Make-to-order production): Là quy trình sản xuất sản phẩm theo yêu cầu cụ thể của khách hàng. Thường sử dụng lao động có tay nghề cao và thiết bị linh h oạt. Mặc dù quy trình này đáp ứng được nhu cầu đa dạng và cao cấp của khách hàng, nhưng lại đòi hỏi nhiều chi phí, thời gian và nguồn lực.Ví dụ: Sản xuất đồng hồ, trang sức, quần áo may đo…
• Quy trình sản xuất liên tục (Continuous production): Là quy trình sản xuất không ngừng trong một khoảng thời gian dài, thường sử dụng các máy móc hoạt động liên tục và có khả năng kiểm soát chặt chẽ. Quy trình này tận dụng tối đa nguyên vật liệu, thiết bị và lao động, nhưng đòi hỏi kỹ thuật cao và khó xử lý khi có sự cố. Thường được áp dụng trong các ngành năng lượng như điện, luyện kim, dầu mỏ,…
• Quy trình sản xuất theo nhóm (Team-based manufacturing): Là hình thức sản xuất mà các nhân viên được nhóm thành nhóm nhỏ để thực hiện các công việc liên quan đến một loại sản phẩm. Quy trình này giúp tăng cường sự hợp tác, linh hoạt và sáng tạo của nhân viên. Tuy nhiên, cần phải có phân công và giám sát chặt chẽ để đảm bảo hiệu quả. Các ngành công nghiệp như ô tô, điện tử, và máy tính thường áp dụng quy trình này.
• Quy trình sản xuất theo dự án (Project-based Manufacturing): Là loại sản xuất dành cho các sản phẩm độc nhất, không được sao chép. Nguyên tắc của phương thức này là tổ chức và phối hợp công việc sao cho giảm thiểu thời gian gián đoạn, đảm bảo hoàn thành dự án và giao nộp sản phẩm đúng thời hạn. Thường áp dụng cho các sản phẩm xây dựng như nhà, cầu, tàu…

5. Những lưu ý khi tiến hành quy trình

Trong quá trình sản xuất, cần lưu ý những điểm sau:

• Kế hoạch sản xuất cần được thiết lập một cách hợp lý để đảm bảo công việc được hoàn thành đúng hạn, với sự phân chia thời gian và khối lượng công việc hiệu quả.
• Nhà quản lý nên thường xuyên kiểm tra quy trình sản xuất và chất lượng sản phẩm. Điều này giúp phản ánh phương thức sản xuất và giảm thiểu rủi ro trong quá trình sản xuất.
• Việc báo cáo định kỳ là quan trọng để đảm bảo rằng hướng sản xuất đang tiến triển đúng hướng và đạt được mục tiêu tổng thể.
• Sử dụng công nghệ 4.0 có thể hỗ trợ kiểm soát rủi ro một cách tốt hơn, giúp cải thiện quy trình sản xuất và nâng cao hiệu suất.