SOP viết tắt của từ Standard Operating Procedure, đóng vai trò vô cùng quan trọng trong ngành nhà thuốc. Đây là hệ thống các quy trình thao tác chuẩn theo tiêu chuẩn GPP (Good Pharmacy Practice), nhằm mục đích đảm bảo rằng các hoạt động trong nhà thuốc diễn ra một cách an toàn và chính xác. Không có SOP, việc duy trì và cung cấp dịch vụ chăm sóc sức khỏe chất lượng và an toàn cho khách hàng sẽ trở nên khó khăn. Chính vì vậy, SOP là một yếu tố không thể thiếu trong quy trình hoạt động của một nhà thuốc GPP. Hãy cùng KYODO tìm hiểu sâu hơn về tầm quan trọng của SOP và cách thực hiện chúng để đảm bảo chất lượng dịch vụ tốt nhất cho mọi khách hàng.
1. SOP – Standard Operating Procedure là gì?
Quy trình thao tác chuẩn (SOP) viết tắt của Standard Operating Procedure, là hệ thống quy trình các thao tác chuẩn nhằm hướng dẫn và duy trì chất lượng công việc, giúp hạn chế sai sót. SOP được áp dụng rộng rãi trong nhiều lĩnh vực như y tế, hàng không, giáo dục kỹ thuật, quân sự, du lịch, nhà hàng, khách sạn…
SOP của nhà thuốc GPP là bản hướng dẫn chính xác về các quy trình và hoạt động tiêu chuẩn diễn ra trong môi trường làm việc của nhà thuốc. Mỗi công việc trong nhà thuốc đều cần có một SOP riêng, nhằm đảm bảo sự chính xác và hiệu quả trong quản lý và phục vụ khách hàng. Tuân thủ và thực hiện đúng bộ SOP là điều bắt buộc và không thể thiếu trong một nhà thuốc muốn đạt chuẩn GPP.
2. Tại sao nhà thuốc nên thực hiện quy trình thao tác chuẩn SOP?
Việc thực hiện quy trình thao tác chuẩn trong các nhà thuốc GPP mang lại nhiều lợi ích quan trọng như:
- Giúp việc bán thuốc trở nên thuận lợi, nhanh chóng và chính xác hơn, đồng thời giảm thiểu các sai sót có thể xảy ra.
- Tiết kiệm thời gian làm quen và thực hành trong nhà thuốc GPP nhờ quy trình rõ ràng.
- Đảm bảo công việc trong nhà thuốc được xử lý một cách nhanh chóng và chủ động, từ đó gia tăng hiệu suất bán thuốc và tăng doanh thu.
- Hạn chế vấn đề lãng phí và các sai sót khi thử nghiệm một quy trình mới.
- Đảm bảo và đồng bộ hóa năng suất thực hiện và xử lý công việc của nhân viên trong nhà thuốc.
Xem thêm: GPP là gì? Những tiêu chí đánh giá nhà thuốc đạt chuẩn GPP
3. 12 SOP cho nhà thuốc GPP
Một nhà thuốc GPP cần phải tuân thủ 12 quy trình thao tác chuẩn SOP.
Quy trình SOP mua thuốc
- Lựa chọn nhà cung cấp sản phẩm.
- Thực hiện giao dịch mua thuốc.
- Kiểm tra chất lượng của sản phẩm trước khi nhập vào bán tại nhà thuốc.
Quy trình SOP bán và tư vấn thuốc theo đơn
- Chào hỏi người mua.
- Kiểm tra đơn thuốc.
- Lấy thuốc theo đơn.
- Hướng dẫn người mua cách dùng thuốc.
- Lưu trữ thông tin.
- Thu tiền, đưa thuốc và cảm ơn người mua.
Quy trình SOP bán thuốc không kê theo đơn
- Chào hỏi người mua.
- Hiểu rõ nguyên nhân sử dụng thuốc.
- Tư vấn loại thuốc phù hợp với tình trạng người sử dụng thuốc.
- Lấy thuốc.
- Hướng dẫn người mua cách dùng thuốc.
- Lưu trữ thông tin.
- Thu tiền, đưa thuốc và cảm ơn người mua.
Quy trình SOP bảo quản và theo dõi chất lượng thuốc
- Đảm bảo thuốc được sắp xếp và bảo quản đúng cách.
- Thuốc phải được kê khai đúng và đủ.
- Thường xuyên kiểm tra thời hạn sử dụng thuốc.
Quy trình SOP giải quyết khiếu nại và thu hồi thuốc
- Nhà thuốc thông báo ngừng bán, ngừng nhập, thu hồi sản phẩm đến nhân viên, người mua thuốc.
- Kiểm tra, rà soát sản phẩm có trong nhà thuốc.
- Nhận hàng trả lại từ người mua, phải đảm bảo số lượng, tình trạng hộp.
- Thống kê, tổng kết và làm báo cáo giải trình lý do tịch thu, sau đó gửi lên cho cơ quan nhà nước theo quy định.
- Giải quyết nhanh chóng khi có khiếu nại về sản phẩm thuốc.
Quy trình SOP đào tạo
Đối với nhân viên mới:
- Chủ nhà thuốc có trách nhiệm đào tạo, để nhân viên mới nắm rõ các quy định và quy trình thao tác chuẩn.
- Đào tạo về kiến thức, cách tư vấn, cách bảo quản thuốc.
Đối với nhân viên cũ
- Thường xuyên kiểm tra kiến thức và kỹ năng của nhân viên cũ.
- Chủ nhà thuốc cần truyền thông những tin tức, kiến thức và kỹ năng mới.
- Tổ chức các buổi gặp gỡ, học hỏi từ những chuyên gia trong ngành.
Quy trình SOP tư vấn điều trị
- Chào hỏi người mua.
- Tùy tình trạng tư vấn, nếu khách hàng bị bệnh nặng cần khuyên đến phòng khám để khám trước, trước khi dùng thuốc.
- Tư vấn chế độ dinh dưỡng và sinh hoạt phù hợp với tình trạng bệnh.
- Đảm báo tuân thủ SOP bán thuốc không kê đơn.
- Bảo mật tuyệt đối thông tin của khách hàng.
Quy trình SOP ra lẻ thuốc
- Dụng cụ lấy lẻ thuốc cần được vệ sinh sạch sẽ.
- Thao tác nhanh chóng, phù hợp.
Xem thêm: GCP trong ngành dược là gì? Những điều cần biết về GCP
Quy trình SOP vệ sinh thuốc
Có 3 mức độ vệ sinh:
- Vệ sinh hàng ngày: Đối với các vị trí nền nhà, mặt tủ, kính, bàn ghế. Cần sắp xếp vật dụng cá nhân đúng vị trí, ngăn nắp.
- Vệ sinh hàng tuần: Vệ sinh bụi, mạng nhện, các thiết bị (quạt, điều hòa),…
- Vệ sinh hàng tháng: Đối với các vị trí như tủ đựng thuốc, giá, tủ đông,…
Quy trình SOP ghi chép độ ẩm và nhiệt độ
- Kiểm tra nhiệt kế 2 lần 1 ngày.
- Nếu nhiệt độ vượt quá mức quy định, cần điều chỉnh lại cho phù hợp.
- Nếu thiết bị làm mát bị hỏng, cần sửa chữa hoặc thay mới kịp thời.
Yêu cầu: Nhiệt độ không quá 30 độ C, độ ẩm không quá 75%
Quy trình SOP sắp xếp thuốc
Sắp xếp thuốc theo:
- Từng nhóm thuốc riêng biệt.
- Điều kiện cần bảo quản của từng nhóm thuốc.
- Quy định hiện hành.
- Tiêu chí: dễ lấy, dễ tìm, dễ thấy, dễ kiểm tra.
- Nguyên tắc FEFO, FIFO.
Quy trình SOP hủy thuốc
- Sản phẩm thuốc có công văn hủy thuốc, nhà thuốc cần hủy thuốc theo đúng quy trình.
- Lưu trữ thông tin thuốc bị hủy để báo cáo giải trình.
3. Quy trình SOP cho Nhà thuốc Tiêu chuẩn GPP
Nhà thuốc GPP chất lượng cần có các quy trình hoạt động tiêu chuẩn sau:
- Quy trình đấu thầu thuốc và kiểm tra chất lượng.
- Quy trình cấp phát thuốc theo toa.
- Quy trình bán thuốc theo toa.
- Quy trình bán thuốc không theo đơn.
- Quy trình bảo quản và kiểm tra chất lượng thuốc.
- Quy trình xử lý khiếu nại, thu hồi hoặc cấm trên toàn quốc.
Xem thêm: GLP là gì? Good Laboratory Practice và nguyên tắc thực hiện
4. Những lưu ý khi thực hiện quy trình thao tác chuẩn SOP là gì?
Khi thực hiện các thao tác theo quy trình tiêu chuẩn, các nhà thuốc cần tuân thủ các nguyên tắc sau:
- Lập danh sách công việc cần thực hiện với hệ thống nhà thuốc.
- Hoàn thành tất cả các công việc theo danh sách đã liệt kê.
- Ghi lại công việc đã thực hiện một cách đầy đủ và chính xác.
- Tiến hành đánh giá định kỳ về hệ thống SOP để đảm bảo tính hiệu quả và tuân thủ quy trình.
Khi viết quy trình thao tác chuẩn, văn phong đặc biệt cần tuân thủ các quy tắc sau:
- Sử dụng ngôn ngữ ngắn gọn, dễ hiểu.
- Tránh sử dụng các từ khó hiểu, từ trừu tượng và phương ngữ địa phương.
Ngoài ra, một nhà thuốc đáng tin cậy sẽ cần đáp ứng các yêu cầu về nhân sự, cơ sở vật chất và các giấy tờ chuyên môn. Quy trình SOP chuẩn sẽ giúp xây dựng một nhà thuốc đạt tiêu chuẩn và chất lượng, từ đó xây dựng niềm tin của người tiêu dùng. Nhà thuốc cũng có khả năng linh hoạt trong việc chăm sóc và phục vụ nhiều đối tượng khách hàng khác nhau, bao gồm cả bệnh nhân trong bệnh viện và người cao tuổi.
Bài viết trên vừa tổng hợp cho bạn thông tin về quy trình chuẩn SOP là gì cũng như những lưu ý khi thực hiện quy trình thao tác chuẩn trong nhà thuốc. Hy vọng bạn sẽ có cái nhìn rõ hơn về SOP. Nếu bạn còn thắc mắc hoặc có nhu cầu thiết kế thì công nhà thuốc chuẩn SOP, hãy liên hệ với KYODO để được hỗ trợ tư vấn!
Xem thêm: Phòng sạch dược phẩm – Lưu ý khi thi công phòng sạch dược phẩm
