Quy trình 5S được biết đến như là một phương pháp tinh gọn nhằm cải thiện hiệu quả nơi làm việc và hạn chế lãng phí các nguồn lực. Bằng cách cung cấp một khuôn khổ có hệ thống và sạch sẽ cho mọi tổ chức/doanh nghiệp, 5S giúp các doanh hạn chế tình trạng suy giảm năng suất, lãng phí nguồn lực, kinh phí… Vậy phương pháp 5S trong doanh nghiệp là gì, ứng dụng thực tế ra sao? Cùng Kyodo khám phá ngay trong bài viết sau.
Quy trình 5S
5S là một hệ thống khẩu hiệu giúp tổ chức và sắp xếp không gian hợp lý để hỗ trợ mọi hoạt động trong doanh nghiệp diễn ra hiệu quả và an toàn. Trọng tâm của hệ thống 5S là đảm bảo mọi sự vật/dụng cụ được sắp xếp đúng chỗ, ngăn nắp, sạch sẽ… qua đó giúp công nhân viên làm việc nhanh chóng, hiệu quả, dễ dàng và an toàn.
Quy trình 5S trong văn phòng, doanh nghiệp
Thuật ngữ 5S có nguồn gốc từ Nhật Bản với nội dung chính như sau:
- S1 – Sàng lọc: Lựa chọn và loại bỏ những thứ không cần thiết hoặc không có giá trị
- S2 – Sắp xếp: Sắp xếp mọi vật dụng hợp lý và đúng nơi quy định
- S3 – Sạch sẽ: Giữ vệ sinh ngăn nắp và sạch sẽ
- S4 – Săn sóc: Xây dựng cơ chế để đảm bảo các bước S1, S2, S3 được tuân thủ
- S5 – Sẵn sàng: Thực hiện 4S trên với tâm thế chủ động và tự giác
Mỗi một chữ S sẽ đại diện cho một phần của quy trình 5 bước nhằm mục tiêu cải thiện chức năng tổng thể của doanh nghiệp.
Lợi ích của quy trình 5S trong doanh nghiệp
Xem thêm: Bản vẽ thiết kế phòng sạch: các bước chi tiết và nội dung cần có
Triển khai 5S trong doanh nghiệp
Khái niệm 5S hiện nay đã được phổ biến trong các môi trường doanh nghiệp, nhưng việc áp dụng lại gặp nhiều khó khăn. Doanh nghiệp cần bắt đầu từ những bước thực tế như quyết định bộ phận hay cá nhân nào sẽ tham gia vào các khâu của quá trình 5S, quy chế đào tạo như thế nào, công cụ nào sẽ được sử dụng trong quá trình thực hiện. Với việc xác định chi tiết từng khâu sẽ giúp doanh nghiệp bạn triển khai được hiệu quả quy trình 5S.
Xem thêm: Hướng dẫn chi tiết cách thực hiện 5S trong sản xuất.
Đối tượng nào nên ứng dụng quy trình 5S?
Một khi doanh nghiệp bắt tay vào thực hiện quy trình 5S, tất cả các thành viên từ cấp quản lý đến nhân viên đều phải tham gia. Nếu không có sự đồng nhất, thì có nhiều khả năng dẫn đến nhầm lẫn, lộn xộn và không ai chịu trách nhiệm.
Có một số cá nhân sẽ đóng vai trò quan trọng hơn trong việc thực hiện quy trình 5S so với những người khác. Cụ thể, bộ phận giám sát, điều phối sẽ phụ trách việc cài đặt và duy trì việc thực hiện quy trình 5S, theo dõi mọi nhiệm vụ được giao và điều phối nhân viên.
Đặc biệt, cán bộ, lãnh đạo công ty/doanh nghiệp cũng cần phải tích cực tham gia vào quy trình này. Điều này sẽ thúc đẩy nhân viên tích cực hành động hơn khi thấy cấp trên của mình cũng đóng vai trò quan trọng trong việc nâng cao hành động.
Quy trình thực hiện 5S trong doanh nghiệp
Bất kỳ ai tham gia vào quy trình thực hiện 5S đều cần phải được đào tạo bài bản trong môi trường lớp học hoặc thực hành trực tiếp. Để nhân viên hiểu lý do và tầm quan trọng của quy trình, cần phải cung cấp những thông tin chính xác về lịch sử cùng những lợi ích của quy trình mang lại. Điều này mới khiến nhân viên hứng thú và hăng hái tham gia.
Mỗi một doanh nghiệp và bộ phận sẽ có những đặc thù riêng biệt. Chính vì vậy trong quá trình thực 5S tại nơi làm việc, cần phải liên tục xem xét, tổng kết, đánh giá để tìm ra cách áp dụng quy trình để đạt hiệu quả tốt nhất cho từng bộ phận.
Đào tạo quy trình thực hiện 5S cho doanh nghiệp
Áp dụng 5S cần có thời gian và sự kiên trì
Ứng dụng phương 5S không phải chỉ diễn ra một lần duy nhất mà phải là quá trình liên tục. Sau những thành công ban đầu, doanh nghiệp cần phải đánh giá, xem xét tổng quan và tìm hiểu vấn đề phát sinh. Nếu chỉ “sàng lọc” mà không “sắp xếp”, hậu quả sẽ là vô cùng khó lường.
Cùng Kyodotech điểm quan một số lưu ý quan trọng nhằm đảm bảo sự thành công của việc ứng dụng quy trình 5S:
- Sự nỗ lực của đội ngũ quản lý, người giám sát, đánh giá quy trình
- Sự tham gia của tất cả phòng ban
- Cập nhật xu hướng để đổi mới đào tạo
- Đánh giá tiến độ, xem xét mục tiêu đề ra
- Phân tích hiệu suất của từng cá nhân, bộ phận
Xem thêm: Quy định Kiểm định phòng sạch
Trên đây là toàn bộ quy trình 5S cùng cách triển khai quy trình 5S trong doanh nghiệp mà Kyodotech muốn giới thiệu đến bạn đọc. Hy vọng những thông tin trên sẽ có ích cho những ai đang muốn tìm hiểu vấn đề này cũng như thi công phòng sạch. KYODO xin chân thành cảm ơn!
