Ngành sản xuất là một trong những ngành mũi nhọn, có vai trò quan trọng trong việc phát triển kinh tế. Quá trình sản xuất đòi hỏi thực hiện nhiều bước quản lý khác nhau, vì vậy mà việc áp dụng các hệ thống kiểm soát chất lượng hay các quy trình cho hoạt động sản xuất là điều cần thiết. Một trong số đó chính là quy trình 5S trong sản xuất. Vậy 5S là gì? Vì sao nó nên được áp dụng trong các ngành sản xuất? Cách thực hiện 5s ra sao? Hãy cùng KYODO khám phá trong bài viết sau.
Quy trình 5S là gì?
5S là tên của một phương pháp quản lý, sắp xếp nơi làm việc bắt nguồn từ Nhật Bản. Phương pháp này là viết tắt của 5 từ bao gồm: Seiri (整理 Sàng lọc), Seiton (整頓 Sắp xếp), Seiso (清掃 Sạch sẽ), Seiketsu (清潔 Săn sóc), và Shitsuke (躾 Sẵn sàng). Có thể Việt hóa và diễn giải như sau:
- S1 – Sàng lọc: Lựa chọn và loại bỏ những thứ không cần thiết hoặc không có giá trị.
- S2 – Sắp xếp: Sắp xếp mọi vật dụng hợp lý và đúng nơi quy định.
- S3 – Sạch sẽ: Giữ vệ sinh ngăn nắp và sạch sẽ.
- S4 – Săn sóc: Xây dựng và nuôi dưỡng các cơ chế để đảm bảo các bước S1, S2, S3 được tuân thủ.
- S5 – Sẵn sàng: Thực hiện 4S trên với tâm thế chủ động và tự giác.
5S là gì?
5S hiện tại được áp dụng ở nhiều ngành nghề, lĩnh vực với mọi loại hình tổ chức, doanh nghiệp và không giới hạn quy mô. Mô hình 5S vô cùng hữu hiệu trong các hoạt động kinh doanh và sản xuất. Nếu thực hiện đầy đủ phương pháp 5S, các đơn vị sẽ tạo ra một môi trường làm việc sạch sẽ, ngăn nắp, gọn gàng và hiện đại. Đồng thời phát triển được văn hóa và những hoạt động tích cực như: tận dụng được tất cả không gian làm việc, rút gọn được quy trình sản xuất, nâng cao năng suất lao động cùng chất lượng sản phẩm, củng cố tinh thần làm việc của nhân viên và hạn chế tai nạn lao động, …
I. Cách thực hiện 5S trong môi trường sản xuất
Bước 1: Khởi động, xác định mục tiêu trong 5S
- Đầu tiên, cần xác định mục tiêu của việc áp dụng 5s trước khi triển khai.
- Thành lập, chỉ định ban kiểm tra thực hiện 5 S, bộ phận này cần có tinh thần trách nhiệm, tính kỷ luật cao đồng thời có tầm ảnh hưởng đối với mọi người.
- Một số thành viên cần tham gia các khóa đào tạo về thực hành 5 S của các tổ chức có uy tín để nâng cao chất lượng thực hiện.
- Tìm hiểu thêm những đơn vị đã triển khai thực hiện 5 S trong sản xuất để tham khảo và học hỏi thêm kinh nghiệm.
Bước 2: Xây dựng kế hoạch và nhiệm vụ của ban kiểm tra
- Bổ nhiệm những chức vụ trong ban như Trưởng ban, Phó ban, Thư ký, cán bộ…
- Phân công trách nhiệm rõ ràng cho từng cá nhân, dự phòng cho các phát sinh gây ảnh hưởng, đứt đoạn quá trình thực hiện 5 S.
- Thiết lập cách thức triển khai thực hiện 5 S theo từng bộ phận trong quy trình.
- Có kế hoạch huy động sự tham gia của tất cả các thành viên trong dây chuyền sản xuất để thực hiện 5 S và nâng cao nhận thức về quy trình.
Bước 3: Phổ biến, đào tạo quy trình 5S cho nhân viên
- Thông báo mục tiêu, kế hoạch chương trình 5 S đến toàn thể nhân viên trong toàn công ty.
- Thiết kế biểu ngữ, khẩu hiệu 5 S và hình ảnh tuyên truyền.
- Cung cấp các khóa đào tạo về 5 S cho nhân viên.
Bước 4: Thực hiện 5S trong sản xuất
Thực hiện “sàng lọc”
Thống kê lại toàn bộ hồ sơ, tài liệu, vật dụng, máy móc thiết bị… và chọn ra những vật không còn được sử dụng đến. Sau đó:
- Vứt bỏ những thứ không có giá trị và không còn sử dụng được.
- Thanh lý, bán lại những đồ còn dùng được nhưng không sử dụng đến.
- Tìm cách tái sử dụng những đồ còn giá trị để tiết kiệm chi phí.
Thực hiện “sắp xếp”
Bố trí lại toàn bộ hồ sơ, tài liệu, vật dụng, máy móc thiết bị vừa sàng lọc theo mức độ sử dụng, cụ thể như sau:
- Những đồ thường xuyên sử dụng cần sắp xếp gần nơi, gần người sử dụng.
- Những đồ thỉnh thoảng mới sử dụng thì đặt xa hơn.
- Những đồ chưa dùng tới hoặc cần phải lưu trữ thì cất gọn gàng và cần phải dán nhãn rõ ràng.
- Thực hiện sắp xếp gọn gàng, ngăn nắp – Hình ảnh 5s trong sản xuất
Thực hiện “sạch sẽ”
- Có kế hoạch tổng vệ sinh toàn bộ cơ sở theo định kỳ: vẽ sơ đồ, phân chia từng khu vực cho từng nhóm, trang bị dụng cụ vệ sinh cần thiết và phát động lệnh tổng vệ sinh trên toàn bộ cơ sở.
- Tạo bầu không khí sôi nổi trong mỗi đơn vị, lãnh đạo phải làm gương cho nhân viên.
- Mỗi cá nhân cũng cần phải vệ sinh khu vực riêng của mình như: sắp xếp, dọn dẹp lại nơi làm việc…
- Tìm ra nguyên nhân gây mất vệ sinh và có biện pháp hạn chế mất vệ sinh trong toàn bộ khu vực.
- Cách thực hiện 5S trong môi trường sản xuất
Thực hiện “săn sóc”
- Ban hành các văn bản nêu rõ các quy trình thực hiện các bước 3S trên.
- Thiết lập thang đo, tiêu chí đánh giá.
- Quy trách nhiệm cho từng cá nhân, phòng ban.
- Có cơ chế theo dõi, kiểm tra, đánh giá.
- Tuyên dương, khen thưởng cá nhân, tổ chức nổi bật
- Xử lý các trường hợp vi phạm.
Thực hiện “sẵn sàng”
- Thông qua việc duy trì hành động để hình thành thói quen thực hành 5S tại các cơ sở.
- Mỗi cán bộ nhân viên tại đơn vị cần tự giác và chủ động trong việc tuân thủ mọi quy định và chính sách ban hành.
Xem thêm: Phòng cháy chữa cháy trong sản xuất
Bước 5: Tiến hành các đánh giá cần thiết trong 5S
- Dựa vào các tiêu chí, thang đo đã thiết lập trước đó để đánh giá thực tế quy trình triển khai thực hiện.
- Thu thập phản hồi, ý kiến đóng góp của toàn bộ cán bộ, công nhân viên.
- Ghi nhận các vấn đề tồn động.
- Đề xuất các giải pháp cải tiến, khắc phục.
- Tổng hợp thành tích.
- Công bố kết quả đánh giá.
Bước 6: Tuyên dương, khen thưởng 5s
- Tuyên dương cá nhân, tổ chức hoàn thành tốt việc triển khai 5S.
- Trao thưởng, bằng khen, giấy khen cho cá nhân, đơn vị hoàn thành tốt nhất.
- Ghi nhận cố gắng, nỗ lực của tất cả các thành viên trong tổ chức, đồng thời xây dựng môi trường thi đua tại từng cơ sở.
Trên đây là những hướng dẫn chi tiết cách thực hiện 5S trong sản xuất. Những thông tin trên sẽ bổ sung thêm cho các tổ chức, doanh nghiệp trong việc xây dựng và thực hành tiêu chuẩn chất lượng như 5S, ISO,… từ đó củng cố sức mạnh tập thể, đội nhóm của doanh nghiệp sản xuất.
* Download/Tải xuống 6 hình ảnh 5S trong sản xuất – Link chia sẻ
II. Quy trình 5S giúp tiết kiệm chi phí trong sản xuất như thế nào?
Việc áp dụng 5S trong quản lý sản xuất có thể giúp tiết kiệm chi phí trong nhiều khía cạnh khác nhau, ví dụ như:
- Tiết kiệm chi phí vận hành: Khi trang bị các thiết bị, dụng cụ sản xuất được sắp xếp đúng vị trí và sạch sẽ, nhân viên sản xuất sẽ không mất thời gian tìm kiếm hay sửa chữa chúng, giúp tăng năng suất lao động và giảm thời gian sản xuất.
- Tiết kiệm chi phí bảo trì: Bằng cách duy trì các máy móc, thiết bị trong tình trạng sạch sẽ và tối ưu hóa quá trình bảo trì, công ty có thể giảm thiểu chi phí bảo trì thiết bị.
- Tiết kiệm chi phí về kho hàng: Khi sản phẩm được sắp xếp theo cách thức chuẩn hóa, với nhãn dán rõ ràng, dễ dàng nhận biết, công ty có thể giảm thiểu thời gian tìm kiếm và lỗi hàng trong kho hàng, giúp tiết kiệm chi phí quản lý kho.
- Tiết kiệm chi phí về đào tạo: Khi áp dụng 5S, công ty có thể đào tạo nhân viên để phát hiện và khắc phục các vấn đề liên quan đến an toàn, chất lượng và năng suất trong quá trình sản xuất, giúp tiết kiệm chi phí đào tạo và giảm thiểu rủi ro cho công nhân.
- Tiết kiệm chi phí về phát triển sản phẩm: Khi áp dụng 5S, công ty có thể đánh giá và tối ưu hóa các quy trình sản xuất, từ đó tạo ra các sản phẩm chất lượng cao với chi phí sản xuất thấp hơn, giúp tiết kiệm chi phí phát triển sản phẩm.
> 5S là một công cụ quản lý rất hữu ích để giúp giảm thiểu chi phí sản xuất.
Xem thêm: Top 10 tiêu chuẩn phổ biến trong lĩnh vực thực phẩm
III. Các lỗi thường gặp khi thực hiện quy trình 5S trong sản xuất và cách khắc phục
Dưới đây là một số lỗi thường gặp khi áp dụng 5S trong sản xuất và cách khắc phục.
1. Thiếu kế hoạch và chiến lược và mục tiêu rõ ràng
Một trong những lỗi thường gặp là thiếu kế hoạch và chiến lược rõ ràng cho việc áp dụng 5S. Cách khắc phục là phải xác định rõ mục tiêu và kế hoạch cho từng bước trong quá trình thực hiện 5S, cùng với việc đánh giá và theo dõi tiến độ định kỳ để đảm bảo hiệu quả. Nhiều nhân sự có vẻ đang chưa nhận thức được sự ảnh hưởng của 5S hoặc cảm thấy chưa phù hợp, cần sự rõ ràng trong cách thực hiện cũng như tính đúng đắn, phù hợp khi áp dụng.
Xem thêm: Nội quy PCCC trong sản xuất công nghiệp
2. Không đủ tài nguyên, thiếu sự hỗ trợ và hướng dẫn
Thiếu tài nguyên và sự hỗ trợ từ các bộ phận và nhân viên khác trong công ty. Cách khắc phục là tạo ra một kế hoạch truyền thông rõ ràng để giải thích về 5S và lợi ích của nó cho các nhân viên và bộ phận khác trong công ty, đồng thời cung cấp đủ tài nguyên và hỗ trợ để thực hiện 5S một cách hiệu quả.
Việc đào tạo và hướng dẫn cho nhân viên là vô cùng quan trọng để đảm bảo hiệu quả của hệ thống 5S. Nếu nhân viên không được đào tạo và hướng dẫn đúng cách, họ sẽ không hiểu rõ được mục đích và lợi ích của việc triển khai hệ thống 5S trong sản xuất.
Xem thêm: Thiết kế nhà máy thực phẩm
3. Không có sự cam kết từ lãnh đạo
Việc cam kết từ lãnh đạo rất quan trọng để tạo ra và duy trì sự tham gia của toàn bộ nhân viên trong việc triển khai quy trình 5S. Lãnh đạo ít hoặc không đề cập và cam kết thường xuyên là một trong những lỗi thường gặp. Nhiều nhà lãnh đạo chỉ quan tâm trong một thời điểm bắt đầu nào đó và không chú ý đến quá trình thực hiện, làm cho nhân viên có sự thiếu sót trong nhận thức về tầm quan trọng của 5S, thậm chí không chú trọng và tự giác thực hiện. Vì vậy, lãnh đạo cần thường xuyên theo dõi, đánh giá và nhắc nhở để tạo nên không khí hưởng ứng từ mọi người.
4. Thiếu sự tham gia của nhân viên
Sự tự giác tham gia của nhân viên chính là yếu tố quyết định trong việc thực hiện 5S trong sản xuất. Phương pháp này cần triển khai đúng cách và duy trì trong thời gian dài bởi tất cả nhân viên trước khi tạo thành văn hóa sản xuất. Cách khắc phục là đào tạo nhân viên và giúp họ hiểu được tầm quan trọng của việc áp dụng 5S đối với công việc của họ, đồng thời tạo điều kiện để họ có thể đóng góp ý kiến và tham gia tích cực trong quá trình thực hiện 5S.
Xem thêm: Triển khai 5 S trong doanh nghiệp; 5 S trong Y tế.
5. Không đạt được hiệu quả đáng kể
Việc đánh giá hiệu quả của phương pháp này cũng tùy thuộc vào đặc thù của từng lĩnh vực, văn hóa sản xuất. Việc không thấy được hiệu quả vượt trội của thực hiện 5S cũng thường xuyên diễn ra. Tuy nhiên, phương pháp này là một phương pháp mở rộng và cần thời gian để đánh giá. Cách khắc phục là đánh giá lại các bước đã thực hiện và xem xét các cách để cải thiện và tăng cường hiệu quả của 5S. Đồng thời, cần đánh giá lại mục tiêu và kế hoạch để đảm bảo rằng chúng vẫn đáp ứng được các yêu cầu của công ty và khách hàng.
6. Không thực hiện bảo trì và nâng cấp
Việc thực hiện 5S cần có sự duy trì và nâng cấp cải tiến liên tục. Việc không thực hiện bảo trì và nâng cấp hệ thống sau khi áp dụng thường dẫn đến sự giảm sút hiệu quả cũng như chưa có sự phù hợp với từng cơ sở, nhà máy, nhà xưởng sản xuất. Cách khắc phục là tạo ra một kế hoạch bảo trì và nâng cấp để đảm bảo rằng hệ thống 5S được giữ vững và tăng cường hiệu quả, và có tính phù hợp với tình hình sản xuất theo thời gian.
7. Không đáp ứng được yêu cầu sản xuất và tiêu chuẩn chất lượng
Việc thực hiện 5S có thể ảnh hưởng đến các hoạt động sản xuất và quản lý chất lượng khác. Cách khắc phục là tăng cường quản lý và kiểm soát quá trình sản xuất, đồng thời tối ưu hóa quy trình sản xuất để đảm bảo rằng 5S không ảnh hưởng đến năng suất và chất lượng sản phẩm.
Xem thêm: Bản vẽ thiết kế phòng sạch
