Kaizen là một khái niệm xuất phát từ đất nước Mặt trời mọc – Nhật Bản, là một trong những phương pháp cải tiến chất lượng cho các doanh nghiệp. Chính nhờ vào Kaizen, doanh nghiệp đã nâng cao được năng suất và chất lượng sản phẩm. Cùng KYODO tìm hiểu về khái niệm Kaizen, hệ thống Kaizen và lợi ích của doanh nghiệp khi áp dụng Kaizen ngay tại bài viết dưới đây.
1. Kaizen là gì?
Kaizen là một triết lý kinh doanh phổ biến của người Nhật, đã thành công trong việc áp dụng cho nhiều doanh nghiệp toàn cầu. Thuật ngữ Kaizen kết hợp từ chữ 改 (“kai”) có nghĩa là thay đổi và từ 善 (“zen”) có nghĩa là tốt hơn, dịch là “thay đổi để tốt hơn” hoặc “cải tiến liên tục”. Trong tiếng Anh, Kaizen được hiểu là “ongoing improvement”, tức là sự cải tiến không ngừng.
Kaizen nổi tiếng nhờ nguyên tắc “tích tiểu thành đại”. Phương pháp này không đòi hỏi doanh nghiệp thực hiện những thay đổi quá lớn ngay từ đầu, mà tập trung vào việc xử lý vấn đề từ gốc, ngay khi nó xuất hiện, để tránh lặp lại lỗi. Công việc này nhằm mục đích đảm bảo mọi hoạt động luôn được cải tiến, giúp nâng cao năng suất, hiệu quả làm việc, tiết kiệm chi phí,…
2. Lợi ích của Kaizen là gì?
Việc áp dụng Kaizen vào doanh nghiệp mang lại các lợi ích cơ bản sau:
- Tích lũy từng cải tiến nhỏ theo thời gian, không chỉ giải quyết vấn đề từ gốc rễ mà còn tạo ra những kết quả lớn và lâu dài.
- Kaizen giúp giảm lãng phí bằng cách loại bỏ tồn kho dư thừa, loại bỏ hàng không đạt chất lượng và cải thiện thời gian chờ đợi và vận chuyển.
- Đào tạo và phát triển kỹ năng cho nhân viên, tăng cường hiệu suất làm việc.
- Tạo động lực cho từng cá nhân trong doanh nghiệp, khuyến khích họ đóng góp ý tưởng cải tiến và làm việc hiệu quả hơn, thúc đẩy sự sáng tạo và sự tự chủ.
- Thúc đầy tinh thần làm việc nhóm, tạo sự gắn kết và hỗ trợ trong tổ chức.
- Xây dựng nền văn hóa doanh nghiệp với thói quen tiết kiệm và hiệu quả, từng chi tiết một, làm nền móng cho sự thành công bền vững.
3. Đâu là thời điểm phù hợp để áp dụng Kaizen trong doanh nghiệp?
Theo quy tắc “cải tiến không ngừng nghỉ,” doanh nghiệp có thể thực hiện Kaizen bất cứ lúc nào bằng cách giữ nguyên một phần và cải thiện các phần khác, miễn là giữ nguyên giá trị quan trọng của vấn đề. Ví dụ, một doanh nghiệp có thể sử dụng Kaizen để giảm chi phí sản xuất mà vẫn đảm bảo chất lượng sản phẩm. Doanh nghiệp có thể áp dụng Kaizen tại nhiều thời điểm:
- Trong thời kỳ khủng hoảng, Kaizen như là một giải pháp bắt buộc để có thể tồn tại.
- Trong bối cảnh khó khăn, Kaizen nhằm hạn chế gián đoạn và duy trì hoạt động, chuẩn bị cho sự hồi phục sau này.
Doanh nghiệp nên Kaizen trong quá trình vận hành hàng ngày, nhằm giải quyết các bài toán cơ bản như quản lý nhân sự, quản lý công việc,… để tiết kiệm thời gian và công sức, làm nền tảng cho tăng trưởng bền vững.
4. 10 nguyên tắc triết lý Kaizen trong doanh nghiệp
Nguyên tắc 1: Ưu tiên lợi ích khách hàng
Kaizen nhắm tới mục đích cải tiến và quản trị chất lượng sản phẩm, gia tăng lợi ích sản phẩm mang lại và loại bỏ tất cả các hoạt động không phục vụ người dùng cuối. Do vậy các sản phẩm / dịch vụ cần được định hướng theo thị trường và phải đáp ứng đúng nhu cầu của khách hàng.
Nguyên tắc 2: Không ngừng cải tiến
Trong tương lai, khách hàng chắc chắn sẽ có nhu cầu cao hơn về sản phẩm / dịch vụ (tiêu chuẩn kỹ thuật, mẫu mã, chi phí,…). Do đó, nhu cầu khách hàng ngày một mới, doanh nghiệp sẽ cần cải tiến liên tục. Một chiến lược cải tiến sản phẩm tốt sẽ giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian và chi phí hơn rất nhiều so với sản xuất sản phẩm mới.
Nguyên tắc 3: Xây dựng văn hóa “không đổ lỗi”
Mỗi người đều cần hoàn thành công việc được giao và nếu phạm lỗi, họ phải chịu trách nhiệm. Từng cá nhân phát huy tối đa năng lực để cùng nhau sửa lỗi, làm việc vì mục tiêu chung của nhóm và không nên đổ lỗi cho những lý do không chính đáng.
Nguyên tắc 4: Xây dựng văn hóa doanh nghiệp mở
Nhân viên không ngần ngại nhìn nhận những lỗi lầm, dám nêu rõ các điểm yếu và yêu cầu sự giúp đỡ từ đồng nghiệp và cấp trên. Sử dụng mạng lưới thông tin nội bộ để nhanh chóng cập nhật tin tức, thuận tiện chia sẻ và trao đổi kinh nghiệm.
Nguyên tắc 5: Khuyến khích làm việc nhóm (teamwork)
Doanh nghiệp xây dựng cấu trúc nhân sự theo các đội nhóm làm việc hiệu quả. Trong đó, team-leader cần có năng lực lãnh đạo, các thành viên cần nỗ lực phối hợp và trau dồi bản thân.
Nguyên tắc 6: Kết hợp nhiều bộ phận khác nhau trong cùng dự án
Nguồn nhân lực để làm dự án được chắt lọc từ các bộ phận, phòng ban trong công ty, khi cần thiết có thể tận dụng nguồn lực từ bên ngoài.
Nguyên tắc 7: Xây dựng những mối quan hệ đúng đắn
Doanh nghiệp nên đầu tư vào các chương trình đào tạo kỹ năng giao tiếp cho nhân viên, đặc biệt là các khóa đào tạo dành cho những người quản lý và lãnh đạo. Bởi vì họ là người có trách nhiệm cao nhất trong quá trình giao tiếp và trao đổi thông tin diễn ra một cách hiệu quả nhất.
Nguyên tắc 8: Ý thức kỷ luật, tự giác
Người Nhật Bản phát triển ý thức kỷ luật tự giác chủ yếu thông qua giáo dục từ trường học, nhà thờ và các tổ chức xã hội. Họ tự nguyện tuân theo nghi lễ và luật lệ xã hội để cảm thấy thoải mái và làm nổi bật sức mạnh bản thân. Tính kỷ luật này thể hiện trong khả năng hi sinh cá nhân để hòa mình với đồng nghiệp và tuân thủ nguyên tắc của công ty.
Nguyên tắc 9: Thông tin đến mọi nhân viên
Từ người quản lý đến nhân viên, mọi người cần nhận và truyền đạt thông tin một cách kịp thời, chính xác và đầy đủ. Nhân viên cần hiểu rõ mục tiêu và yêu cầu của công việc để có thể lập kế hoạch và thực hiện nhiệm vụ một cách phù hợp và đúng đắn hướng đến mục tiêu cao nhất.
Nguyên tắc 10: Thúc đẩy năng suất và hiệu quả làm việc
Kết hợp nhiều biện pháp như đào tạo đa kỹ năng, phân quyền cụ thể, phát huy khả năng chủ động và tự quyết định của từng cá nhân, công nhận thành tích và khen thưởng kịp thời,…
5. Quy trình Kaizen trong sản xuất
Để đạt được mục tiêu khi ứng dụng Kaizen vào quy trình sản xuất, ta có thể phân thành 6 giai đoạn như sau:
Bước 1: Xác định vấn đề hoặc cơ hội cải tiến
Trong giai đoạn này, nhóm lãnh đạo và toàn bộ nhân viên tập trung vào việc xác định vấn đề cần cải thiện hoặc cơ hội cải thiện một vấn đề đang tồn đọng trong quy trình sản xuất. Để thực hiện điều này, mọi người sẽ thu thập và phân tích dữ liệu, quy trình và thông tin liên quan đến quy trình hiện tại. Mặc dù công việc này có thể đòi hỏi nỗ lực và thời gian, nhưng đây là bước quan trọng nhất để đảm bảo rằng toàn bộ quy trình Kaizen được thực hiện một cách chính xác và hiệu quả.
Bước 2: Phân tích quy trình
Sau khi xác định vấn đề hoặc cơ hội cải thiện, mọi người sẽ cùng nhau tiến hành phân tích quy trình tìm ra nguyên nhân gốc rễ của vấn đề.
Trong giai đoạn này, doanh nghiệp cần đặt ra các câu hỏi, tìm thông tin liên quan và sử dụng các công cụ như 5 Whys, Gemba Walk để tìm hiểu về nguyên nhân thực sự gây ra vấn đề trong quá trình sản xuất. Mặc dù việc phân tích quy trình có thể đòi hỏi sự tập trung và kiên nhẫn, nhưng đây là bước quan trọng để đề xuất các giải pháp khả thi.
Bước 3: Xây dựng giải pháp tối ưu hóa
Sau khi phân tích quy trình và xác định nguyên nhân của vấn đề, bước tiếp theo là đưa ra các giải pháp khả thi để cải thiện quy trình.
Trong giai đoạn này, sẽ có nhiều phương án Kaizen trong sản xuất, nhưng ban lãnh đạo cần lựa chọn giải pháp tối ưu và lập kế hoạch triển khai. Quan trọng là đảm bảo rằng giải pháp được chọn là khả thi và hiệu quả, cũng như kế hoạch triển khai được thiết kế sao cho phù hợp với quy trình của doanh nghiệp.
Phương pháp 5S trong Kaizen
Phương pháp 5S là một hệ thống quản lý và sắp xếp nơi làm việc và cũng là quy tắc đề cao ý thức tự giác của con người. Với tính trực quan và hiệu quả, nhiều doanh nghiệp ưa chuộng sử dụng phương pháp này.
Phương pháp 5S xuất phát từ năm từ tiếng Nhật bao gồm năm chữ “S”: Seiri (Sàng lọc), Seiton (Sắp xếp), Seiso (Sạch sẽ), Seiketsu (Săn sóc), và Shitsuke (Sẵn sàng):
- Seiri (Sort – Sàng lọc): Phân loại và giữ lại những vật dụng quan trọng, loại bỏ những thứ không cần thiết.
- Seiton (Straighten – Sắp xếp): Sắp xếp một cách hiệu quả để dễ tìm, dễ thấy, dễ lấy và dễ trả lại.
- Seiso (Shine – Sạch sẽ): Dọn dẹp và giữ vệ sinh nơi làm việc để cải thiện môi trường và tránh tai nạn rủi ro.
- Seiketsu (Standardize – Săn sóc): Tiêu chuẩn hóa và duy trì các hoạt động 3S để chúng trở thành thói quen lâu dài trong doanh nghiệp.
- Shitsuke (Sustain – Sẵn sàng): Giáo dục và tạo thói quen tham gia 5S cho tất cả thành viên trong doanh nghiệp.
Xem thêm: Quy trình 5S trong doanh nghiệp
Bước 4: Thực hiện giải pháp
Sau khi đã đề xuất các giải pháp Kaizen trong sản xuất, ban lãnh đạo sẽ bắt đầu triển khai trong tổ chức.
Quá trình triển khai có thể bắt đầu từ một số bộ phận sản xuất nhỏ trước khi mở rộng ra toàn bộ công ty. Trong quá trình triển khai, việc đo lường và cập nhật các số liệu, kết quả là quan trọng để liên tục theo dõi sự thay đổi khi thực hiện Kaizen. Điều này giúp đảm bảo rằng các cải tiến được thực hiện một cách hiệu quả và đạt được mục tiêu mong muốn.
Bước 5: Nghiên cứu kết quả và điều chỉnh
Ban lãnh đạo sẽ xem xét và đánh giá kết quả từ các giải pháp đã thực hiện. Nếu sản xuất, doanh thu, hoặc lợi nhuận không đạt được như kỳ vọng, họ sẽ điều chỉnh và triển khai lại các giải pháp. Thông thường, Kaizen trong sản xuất sẽ đem lại kết quả tích cực, tuy mức độ hiệu quả có thể thay đổi.
Bước 6: Chuẩn hóa giải pháp
Sau khi điều chỉnh các giải pháp, ban lãnh đạo sẽ tiến hành chuẩn hóa chúng để đảm bảo quy trình sản xuất luôn duy trì hiệu quả và tính liên tục.
Trong giai đoạn này, hướng dẫn và đánh giá sẽ được thực hiện để đưa giải pháp lên quy mô toàn doanh nghiệp, mục tiêu là đạt được sản xuất hiệu quả và bền vững cho tổ chức.
Các doanh nghiệp áp dụng KAIZEN thành công:
- Toyota: Toyota là một trong những thương hiệu lớn trong ngành sản xuất ô tô. Họ đã áp dụng Kaizen để tối ưu hóa quy trình sản xuất, tăng hiệu suất, giảm lỗi và tạo ra sản phẩm chất lượng cao tới tay người tiêu dùng.
- McDonald’s: McDonald’s áp dụng Kaizen để cải thiện quy trình phục vụ và tối ưu hóa hiệu suất của nhà hàng. Họ không ngừng cải thiện phương thức làm việc giúp giảm thời gian chờ đợi của khách hàng, tăng sự hài lòng và duy trì chất lượng dịch vụ trong môi trường ẩm thực nhanh.
- Thế giới giải trí Disney: Disney áp dụng Kaizen để mang lại trải nghiệm tốt nhất cho khách hàng. Họ không nhừng cải tiến những quy trình, dịch vụ đảm bảo rằng mỗi khách hàng trải qua một trải nghiệm vui chơi tốt nhất.
- Xưởng phim hoạt hình Pixar: Xưởng Pixar đã áp dụng mô hình Kaizen để giảm rủi ro thất bại của bộ phim đắt tiền. Bằng cách sử dụng các quy trình kiểm soát chất lượng và quy trình này lặp đi lặp lại
Kaizen trong sản xuất có thể được xem như một cuộc hành trình không có điểm dừng, liên tục cải thiện. Nó là nền tảng để khuyến khích sự đổi mới và gia tăng năng suất, giúp doanh nghiệp phát triển nhanh chóng và đạt được ưu thế cạnh tranh. Hãy cùng KYODO khởi đầu hành trình Kaizen của bạn ngay hôm nay. Bằng cách thực hiện những thay đổi nhỏ và liên tục, từng bước một, bạn sẽ chứng kiến những sự cải thiện đáng kinh ngạc mà Kaizen mang lại cho doanh nghiệp của bạn.
Xem thêm: Quy trình 5S trong doanh nghiệp
