Đối với nhà thuốc, SOP hay Standard Operating Procedure là hệ thống các quy trình thao tác chuẩn theo tiêu chuẩn GPP để đảm bảo công việc. Vậy trong nhà thuốc GPP, SOP đóng vai trò như thế nào? Hãy cùng Kyodotech tìm hiểu ngay trong những chia sẻ dưới đây.
SOP là gì? Standard Operating Procedure
SOP (Standard Operating Procedure) là một hệ thống các quy trình vận hành tiêu chuẩn được thiết kế cho mục đích hướng dẫn và đảm bảo chất lượng trong nhà thuốc GPP. Tuân thủ theo các quy trình vận hành SOP tiêu chuẩn sẽ giúp giảm thiểu sai sót. Đồng thời, việc tạo các tài liệu SOP chuẩn cũng giúp đào tạo nhân viên hiệu quả hơn, giúp những người mới bắt đầu công việc và bắt kịp công việc nhanh hơn.
SOP là gì?
Quy trình SOP đóng một vai trò rất quan trọng trong hệ thống với khả năng mang lại nhiều lợi ích:
- Tiết kiệm thời gian làm quen và thực hành với quy trình rõ ràng, giúp quản lý công việc dễ dàng, nhanh chóng và chủ động hơn.
- Giảm thiểu lãng phí và sai sót trong quá trình thử nghiệm các quy trình mới.
- Đảm bảo và đồng bộ hóa năng suất và quy trình làm việc bằng cách áp dụng cùng một quy trình SOP.
Xem ngay: GPP là gì? Những tiêu chí đánh giá nhà thuốc đạt chuẩn GPP
Quy trình SOP cho Nhà thuốc Tiêu chuẩn GPP
Đối với nhà thuốc GPP, SOP là tài liệu thể hiện trình tự hoạt động của một số hoạt động nhất định trong nhà thuốc. Trên thực tế, quy trình này đối với các hiệu thuốc thường bao gồm các quy trình như mua thuốc, kiểm tra chất lượng, bán thuốc theo toa và thuốc không kê đơn hoặc xử lý khiếu nại, thu hồi,…
Nhà thuốc chất lượng cần có các quy trình hoạt động tiêu chuẩn sau:
- Quy trình đấu thầu thuốc và kiểm tra chất lượng.
- Quy trình cấp phát thuốc theo toa.
- Quy trình bán thuốc theo toa.
- Quy trình bán thuốc không theo đơn.
- Quy trình bảo quản và kiểm tra chất lượng thuốc.
- Quy trình xử lý khiếu nại, thu hồi hoặc cấm trên toàn quốc.
Xem ngay:Tiêu chuẩn vi sinh phòng sạch và phương pháp kiểm tra đạt chuẩn
Các bước đúng quy trình thao tác chuẩn nhà thuốc GPP
Bước 1: Chào hỏi khách hàng
Việc tiếp đón khách hàng phải tuyệt đối đảm bảo nguyên tắc tôn trọng, hòa nhã trong quá trình giao lưu. Đồng thời, mọi thông tin của khách hàng phải được bảo mật.
Bước 2: Kiểm tra đơn thuốc
Hiệu lực của đơn thuốc, đơn thuốc có đúng theo mẫu quy định và có đầy đủ các thông tin như họ tên, chữ ký, chủ sở hữu và đóng dấu của bệnh viện/phòng khám hay không? Ví dụ:
- Hiệu lực của đơn thuốc: không quá 5 ngày
- Kiểm tra thông tin bệnh nhân và chẩn đoán bệnh
- Tên thuốc, nồng độ, liều lượng, số lượng, cách dùng, liều lượng, cách phối hợp
- Đối với những đơn thuốc không hợp lệ, dược sĩ phải hỏi lại người kê đơn hoặc có thể từ chối bán. Lúc này, nhà thuốc phải giải thích rõ lý do cho người mua.
Xem ngay: Phòng sạch soi kính đạt chuẩn là như thế nào?
Bước 3: Nhập dữ liệu và thu tiền
Theo quy định, tất cả các nhà thuốc hiện nay phải kết nối với cơ sở dữ liệu quốc gia về dược. Vì vậy, khi nhận đơn thuốc, nhân viên bán hàng phải nhập đơn thuốc vào phần mềm quản lý nhà thuốc trên máy tính dưới sự hướng dẫn của quản lý trong quá trình training.
Nếu nhà thuốc hết thuốc kê đơn thì phải thông báo lại cho người bệnh, yêu cầu kê đơn lại hoặc lựa chọn thuốc tương đương theo yêu cầu của người bệnh. Tuy nhiên, chỉ có dược sĩ đại học mới được phép thực hiện thay thế thuốc.
Sau khi đơn thuốc được bán, nhà thuốc in hóa đơn bán hàng và đối chiếu hóa đơn để kết thúc quy trình SOP. Trường hợp khách hàng không mua thuốc cần hủy đơn hàng khách hàng và trả lại đơn thuốc.
Bước 4: Nhận thuốc theo đơn
Thực hiện việc lấy thuốc cho khách theo đơn, có ghi rõ cách dùng, liều lượng cũng như những lưu ý khi sử dụng và dán bên ngoài túi thuốc. Túi phải đạt tiêu chuẩn để không ảnh hưởng đến thuốc. Đối với thuốc thay thế, ghi rõ tên thuốc, số lượng thuốc được thay thế nếu có.
Bước 5: Hướng dẫn sử dụng và giao thuốc cho khách
Nhà thuốc cần đảm bảo giải thích và hướng dẫn khách hàng về từng loại thuốc, tác dụng, liều lượng cũng như chống chỉ định cụ thể của từng loại thuốc để khách hàng biết cách sử dụng và theo dõi đúng cách. Cuối cùng là thực hiện giao thuốc và cảm ơn khách hàng.
Quy trình SOP cho Nhà thuốc Tiêu chuẩn GPP
Xem ngay: Phòng PCR là gì? Thiết kế phòng sạch PCR đạt chuẩn chất lượng
Những lưu ý khi thực hiện quy trình thao tác chuẩn SOP là gì?
Khi thực hiện các thao tác SOP tiêu chuẩn, các nhà thuốc phải tuân thủ:
- Lập danh sách việc cần làm với hệ thống nhà thuốc.
- Hoàn thành tất cả các công việc đều nên liệt kê.
- Ghi lại công việc đã thực hiện một cách đầy đủ và chính xác.
- Đánh giá định kỳ hệ thống SOP.
Đặc biệt, khi viết quy trình thao tác chuẩn, văn phong cũng cần tuân thủ các quy tắc sau:
- Sử dụng những từ ngắn gọn, dễ hiểu.
- Không sử dụng các từ khó hiểu, từ trừu tượng và phương ngữ địa phương.
Một nhà thuốc đủ điều kiện cũng phải có ít nhất các quy trình hoạt động tiêu chuẩn sau:
- Quy trình đấu thầu thuốc và kiểm soát chất lượng.
- Quy trình chuẩn bị theo đơn đặt hàng.
- Quy trình bán thuốc theo toa.
- Quy trình bán thuốc không kê đơn.
- Quy trình bảo quản và kiểm soát chất lượng.
- Kịp thời phát hiện và xử lý những vi phạm quy trình SOP.
Ngoài ra, một nhà thuốc đạt chuẩn sẽ cần đáp ứng các yêu cầu về nhân sự, cơ sở vật chất cũng như các giấy tờ chuyên môn. Quy trình SOP chuẩn sẽ giúp xây dựng một nhà thuốc đạt tiêu chuẩn và chất lượng, từ đó tạo được niềm tin của người tiêu dùng.. Nhà thuốc có thể thay đổi linh hoạt trong việc chăm sóc và phục vụ nhiều đối tượng khách hàng khác nhau như bệnh nhân trong bệnh viện hay người cao tuổi.
Xem ngay: Quy trình xử lý bụi thuốc trong sản xuất dược phẩm
Trên đây là những yếu tố quan trọng cần nắm vững về quy trình thao tác chuẩn nhà thuốc GPP cùng như những lưu ý khi thực hiện quy trình thao tác thi công phòng sạch mà Kyodotech muốn thông tin đến các bạn. Cảm ơn quý khách đã dành thời gian đón đọc!
