SOP là gì? Quy trình thao tác chuẩn nhà thuốc GPP

1. SOP – Standard Operating Procedure là gì?

Quy trình thao tác chuẩn (SOP) viết tắt của Standard Operating Procedure, là hệ thống quy trình các thao tác chuẩn nhằm hướng dẫn và duy trì chất lượng công việc, giúp hạn chế sai sót. Quy trình thao tác chuẩn cũng giúp người mới bắt nhịp nhanh với công việc và giảm sai sót cho những người quen việc.

SOP được áp dụng rộng rãi trong nhiều lĩnh vực như y tế, hàng không, giáo dục kỹ thuật, quân sự, du lịch, nhà hàng, khách sạn… Trong lĩnh vực nhà thuốc GPP, việc tuân thủ quy trình thao tác chuẩn luôn được đặc biệt quan tâm từ các doanh nghiệp kinh doanh nhà thuốc và quầy thuốc tây.

2. Tại sao nhà thuốc nên thực hiện quy trình thao tác chuẩn SOP?

Việc thực hiện quy trình thao tác chuẩn trong các nhà thuốc GPP mang lại nhiều lợi ích quan trọng như:

• Giúp bán thuốc trở nên thuận lợi, nhanh chóng và chính xác hơn, đồng thời giảm thiểu các sai sót có thể xảy ra.
• Tiết kiệm thời gian làm quen và thực hành trong nhà thuốc GPP nhờ quy trình rõ ràng.
• Đảm bảo công việc trong nhà thuốc được xử lý một cách thuần thục, nhanh chóng và chủ động, từ đó gia tăng hiệu suất bán thuốc và tăng doanh thu.
• Hạn chế vấn đề lãng phí và các sai sót khi thử nghiệm một quy trình mới.
• Đảm bảo và đồng bộ hóa năng suất thực hiện và xử lý công việc của nhân viên trong nhà thuốc.

Xem thêm: GPP là gì? Những tiêu chí đánh giá nhà thuốc đạt chuẩn GPP

2. Quy trình SOP cho Nhà thuốc Tiêu chuẩn GPP

• Quy trình đấu thầu thuốc và kiểm tra chất lượng.
• Quy trình cấp phát thuốc theo toa.
• Quy trình bán thuốc theo toa.
• Quy trình bán thuốc không theo đơn.
• Quy trình bảo quản và kiểm tra chất lượng thuốc.
• Quy trình xử lý khiếu nại, thu hồi hoặc cấm trên toàn quốc.

Xem thêm: GLP là gì? Good Laboratory Practice và nguyên tắc thực hiện

3. Các bước đúng quy trình thao tác chuẩn nhà thuốc GPP

Bước 1: Chào hỏi khách hàng

Việc tiếp đón khách hàng cần tuân thủ nguyên tắc tôn trọng và thể hiện thái độ hòa nhã. Đồng thời, mọi thông tin của khách mua hàng phải được bảo mật tuyệt đối.

Bước 2: Kiểm tra đơn thuốc

Đơn thuốc có hiệu lực chỉ khi đúng theo mẫu quy định và chứa đầy đủ thông tin bao gồm họ tên, chữ ký, tên và đóng dấu của bệnh viện hoặc phòng khám.

Ví dụ:

• Hiệu lực của đơn thuốc: không quá 5 ngày.
• Kiểm tra thông tin bệnh nhân và chẩn đoán bệnh.
• Ghi rõ tên thuốc, nồng độ, liều lượng, số lượng, cách dùng, cũng như liều lượng và cách phối hợp.

Trong trường hợp đơn thuốc không hợp lệ, dược sĩ cần liên hệ lại với người kê đơn hoặc có thể từ chối bán. Nhà thuốc cần giải thích rõ lý do cho người mua.

Bước 3: Nhập dữ liệu và thu tiền

Theo quy định, tất cả các nhà thuốc hiện nay phải kết nối với cơ sở dữ liệu quốc gia về dược. Vì vậy, khi nhận đơn thuốc, nhân viên bán hàng phải nhập thông tin từ đơn thuốc vào phần mềm quản lý nhà thuốc trên máy tính dưới sự hướng dẫn của quản lý trong quá trình đào tạo.

Trong trường hợp nhà thuốc hết thuốc theo đơn thuốc, nhân viên phải thông báo lại cho người bệnh, yêu cầu người bệnh kê đơn lại hoặc tư vấn và chọn thuốc tương đương theo yêu cầu của người bệnh. Tuy nhiên, chỉ có dược sĩ có bằng đại học mới được phép thực hiện việc thay thế thuốc.

Sau khi đơn thuốc được bán, nhà thuốc cần in hóa đơn bán hàng và tiến hành đối chiếu hóa đơn để kết thúc quy trình theo quy định. Trong trường hợp khách hàng không mua thuốc, nhà thuốc phải hủy đơn hàng của khách hàng và trả lại đơn thuốc.

Bước 4: Nhận thuốc theo đơn

Nhân viên bán hàng thực hiện việc lấy thuốc cho khách hàng theo đơn, đảm bảo rằng cách dùng, liều lượng và những lưu ý khi sử dụng được ghi rõ. Sau đó, đặt thuốc vào túi thuốc đáp ứng tiêu chuẩn để đảm bảo không ảnh hưởng đến chất lượng của thuốc.

Nếu cần thay thế thuốc, nhân viên bán hàng sẽ ghi rõ tên thuốc và số lượng thuốc được thay thế (nếu có). Thông tin này sẽ được cung cấp cho khách hàng để đảm bảo rằng họ nhận được đúng loại và số lượng thuốc mà họ cần.

Bước 5: Hướng dẫn sử dụng và giao thuốc cho khách

Nhà thuốc có trách nhiệm đảm bảo rằng mỗi loại thuốc được giải thích và hướng dẫn một cách rõ ràng cho khách hàng. Thông tin bao gồm tác dụng, liều lượng, cũng như chống chỉ định cụ thể của từng loại thuốc cần được truyền đạt một cách rõ ràng để khách hàng biết cách sử dụng và theo dõi đúng cách.

Cuối cùng, sau khi đã cung cấp đầy đủ thông tin, nhà thuốc thực hiện việc giao thuốc cho khách hàng và cảm ơn họ về sự tin tưởng và sự lựa chọn của họ.

Xem thêm: GCP trong ngành dược là gì? Những điều cần biết về GCP

4. Những lưu ý khi thực hiện quy trình thao tác chuẩn SOP là gì?

Khi thực hiện các thao tác theo quy trình tiêu chuẩn, các nhà thuốc cần tuân thủ các nguyên tắc sau:

• Lập danh sách công việc cần thực hiện với hệ thống nhà thuốc.
• Hoàn thành tất cả các công việc theo danh sách đã liệt kê.
• Ghi lại công việc đã thực hiện một cách đầy đủ và chính xác.
• Tiến hành đánh giá định kỳ về hệ thống SOP để đảm bảo tính hiệu quả và tuân thủ quy trình.”

Khi viết quy trình thao tác chuẩn, văn phong đặc biệt cần tuân thủ các quy tắc sau:

• Sử dụng ngôn ngữ ngắn gọn, dễ hiểu.
• Tránh sử dụng các từ khó hiểu, từ trừu tượng và phương ngữ địa phương.

Ngoài ra, một nhà thuốc đáng tin cậy sẽ cần đáp ứng các yêu cầu về nhân sự, cơ sở vật chất và các giấy tờ chuyên môn. Quy trình SOP chuẩn sẽ giúp xây dựng một nhà thuốc đạt tiêu chuẩn và chất lượng, từ đó xây dựng niềm tin của người tiêu dùng. Nhà thuốc cũng có khả năng linh hoạt trong việc chăm sóc và phục vụ nhiều đối tượng khách hàng khác nhau, bao gồm cả bệnh nhân trong bệnh viện và người cao tuổi.

Bài viết trên vừa tổng hợp cho bạn thông tin về quy trình chuẩn SOP là gì cũng như những lưu ý khi thực hiện quy trình thao tác chuẩn trong nhà thuốc. Hy vọng bạn sẽ có cái nhìn rõ hơn về SOP. Nếu bạn còn thắc mắc hoặc có nhu cầu thiết kế thì công nhà thuốc chuẩn SOP, hãy liên hệ với KYODO để được hỗ trợ tư vấn!

Xem thêm: Phòng sạch dược phẩm – Lưu ý khi thi công phòng sạch dược phẩm