Chu trình PDCA là một công cụ quản lý hiệu quả và phổ biến trong nhiều doanh nghiệp, đặc biệt là những doanh nghiệp áp dụng hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001. Với khả năng đưa doanh nghiệp gần hơn đến mục tiêu của mình và đảm bảo sự tiến bộ liên tục, PDCA đóng vai trò quan trọng. Bài viết dưới đây sẽ giải đáp câu hỏi “PDCA là gì?” và chi tiết hơn về quy trình PDCA trong hệ thống quản lý chất lượng. Hãy cùng KYODO khám phá thông tin chi tiết.
1. PDCA là gì?
PDCA là một chu trình quản lý hiệu quả, được sử dụng rộng rãi trong các doanh nghiệp đang áp dụng hệ thống quản lí chất lượng ISO 9001, bởi khả năng đảm bảo hiện thực mục tiêu và cải tiến không ngừng. PDCA là một phần cốt lõi của triết lý sản xuất Tinh gọn – Lean, không chỉ là điều kiện tiên quyết để cải tiến con người liên tục và quy trình trong doanh nghiệp, mà còn là công cụ hiệu quả để thực hành quản trị tinh gọn.
PDCA được viết tắt của Plan – Do – Check – Action, là một chuỗi các công việc thực hiện theo trình tự để đảm bảo quản lý đạt được hiệu quả tối ưu. Cụ thể:
- PLAN – Lập kế hoạch.
- DO – Triển khai kế hoạch đã được thiết lập.
- CHECK – Kiểm tra và đánh giá kết quả
- ACTION – Thay đổi, cải tiến.
PDCA là một chu trình tuần hoàn, bao gồm việc lên kế hoạch, thực hiện, đánh giá và thay đổi, nhằm tạo ra sự cải tiến liên tục trong các hoạt động cụ thể của doanh nghiệp. Mô hình này hỗ trợ thử nghiệm các chiến lược cải tiến doanh nghiệp trước khi chính thức triển khai. Từ đó, doanh nghiệp có thể đạt được mục tiêu như tiết kiệm chi phí, tối ưu hóa nguồn lực, tăng lợi nhuận, cải thiện sự hài lòng của khách hàng, nâng cao khả năng cạnh tranh,…
2. Lợi ích của chu trình PDCA trong doanh nghiệp
Chu trình PDCA được coi là một công cụ quản lý hiệu quả cho doanh nghiệp, nhờ những lợi ích sau:
- Giúp các quy trình được cải tiến liên tục nhằm đạt được mục tiêu đề ra.
- Theo dõi, đánh giá, kiểm soát hoạt động sản xuất và kinh doanh một các hiệu quả.
- Khuyến khích doanh nghiệp thay đổi phương thức quản lý để tối ưu hóa hiệu suất.
- Áp dụng linh hoạt trong hệ thống quản lý khác nhau như ISO 9001, ISO 22000, ISO 14001,…
- Việc giám sát quy trình và dự án luôn duy trì độ hiệu quả.
- Tăng cường hiệu quả làm việc của nhân sự và đội ngũ quản lý trong doanh nghiệp.
- Nâng cao sự cạnh tranh của doanh nghiệp trên thị trường.
Xem thêm: Tiêu chuẩn ISO 22000 là gì?
3. 4 bước trong chu trình PDCA
Để đạt được hiệu suất tối đa khi áp dụng chu trình PDCA, việc hiểu rõ cách nó hoạt động là quan trọng khi triển khai trong môi trường doanh nghiệp. Dưới đây là 4 bước trong chu trình PDCA:
Bước 1: PLAN – Lập kế hoạch
Lập kế hoạch là bước quan trọng nhất. Khi doanh nghiệp xác định chính xác và đầy đủ các công việc cần làm, chu trình PDCA sẽ định hướng các công việc tiếp theo. Kế hoạch chi tiết sẽ giúp doanh nghiệp giảm thiểu việc sửa đổi điều chỉnh, giảm nguy cơ xảy ra sự cố ngoài ý muốn và đảm bảo mọi hoạt động nằm trong tầm kiểm soát.
Để lập kế hoạch đúng và chi tiết, doanh nghiệp cần xác định những yếu tố sau:
- Xác định vấn đề cần giải quyết hoặc phòng ngừa.
- Xác định mục tiêu cụ thể của việc lập kế hoạch.
- Xác định hành động, quy trình cần thực hiện để đạt được những mục tiêu được đặt ra.
- Xác định nguồn lực cần thiết để thực hiện các hành động hoặc quy trình đó.
Bước 2: DO – Triển khai kế hoạch
Giai đoạn này sẽ thực hiện triển khai các nội dung đã được thống nhất trong kế hoạch trước đó. Trước hết, doanh nghiệp cần thông báo kế hoạch tới các cá nhân hoặc bộ phận liên quan. Sau đó, dựa trên nội dung chi tiết của kế hoạch, doanh nghiệp bắt đầu triển khai các công việc vào thực tế. Đồng thời, ghi chép các dữ liệu và thông tin được thu thập trong quá trình thực hiện, đây sẽ là cơ sở quan trọng cho quá trình đánh giá trong tương lai.
Bước 3: CHECK – Kiểm tra và đánh giá kết quả
CHECK là bước quan trọng nhất trong chu trình PDCA, giúp bạn tránh việc lặp lại sai lầm và thực hiện cải tiến liên tục một cách thành công. Bằng cách so sánh kết quả đạt được với kế hoạch ban đầu, bạn có thể kiểm tra tỷ lệ hoàn thành so với kế hoạch. Từ đó đưa ra đánh giá để tìm giải pháp cho các vấn đề:
- Bước trước đó có đạt hiệu quả không?
- Những khó khăn, vấn đề xuất hiện trong quá trình triển khai là gì?
- Nguyên nhân của các vấn đề đó là gì?
- Những điểm nào đã được cải thiện hoặc loại bỏ để đề phòng rủi ro trong tương lai?
Bước 4: ACTION – Thay đổi, cải tiến
Dựa vào các khó khăn và vấn đề được xác định từ bước 3, doanh nghiệp cần thiết lập các biện pháp ngăn chặn và khắc phục một cách phù hợp để đảm bảo đạt được hiệu quả. Sau đó, doanh nghiệp quay lại bước 1 để sửa đổi kế hoạch và tối ưu hóa thực hiện kế hoạch ở bước 2.
Ngược lại, nếu mọi việc diễn ra suôn sẻ, đạt được mục tiêu, doanh nghiệp có thể tiếp tục áp dụng kế hoạch ban đầu để cải tiến quy trình. Tuy nhiên, nếu lặp lại chu trình PDCA, doanh nghiệp cần theo dõi chặt chẽ hiệu suất của từng thành viên trong dự án và kết hợp các công cụ quản lý để tối ưu hóa nguồn lực và giảm chi phí.
4. Quy trình PDCA trong hệ thống quản lý chất lượng
Chu trình PDCA được phổ biến tích hợp vào Hệ thống Quản lý Chất lượng (QMS) theo tiêu chuẩn ISO 9001, cụ thể trong các điều khoản từ 4 đến 10 của tiêu chuẩn.
Bước 1: PLAN – Lập kế hoạch
Khi áp dụng chu trình PDCA, doanh nghiệp cần lên kế hoạch một cách đều đặn, theo chu kỳ tối thiểu 1 năm/lần. Việc này sẽ đảm bảo kế hoạch luôn được cập nhật, phù hợp với bối cảnh thực tế của doanh nghiệp, đồng thời giữ quá trình cải tiến liên tục và linh hoạt.
Bước 2: DO – Triển khai kế hoạch
Doang nghiệp triển khai kế hoạch vào thực tế, bằng cách áp dụng các quy trình được thiết lập trước đó.
Bước này được hiểu là việc doanh nghiệp đưa những kế hoạch vào thực tế thông qua việc áp dụng các quy trình được thiết lập trước đó. Việc thực hiện kế hoạch tập trung chủ yếu vào Điều Khoản 8 của chứng nhận ISO 9001, cụ thể:
Điều khoản 8: Thực hiện
- Hoạch định, triển khai và kiểm soát việc thực hiện (8.1)
- Yêu cầu về sản phẩm/dịch vụ (8.2)
- Thiết kế, phát triển sản phẩm/dịch vụ (8.3)
- Kiểm soát quá trình, sản phẩm/dịch vụ do bên ngoài cung cấp (8.4)
- Sản xuất và cung cấp dịch vụ/sản phẩm (8.5)
- Thông qua sản phẩm/dịch vụ (8.6)
Bước 3: CHECK – Kiểm tra và đánh giá kết quả
Khi có dữ liệu từ khâu triển khai và thực hiện kế hoạch, doanh nghiệp cần thường xuyên đánh giá và kiểm tra tổng thể hoạt động của Hệ thống Quản lý Chất lượng (QMS). Điều này được tiêu chuẩn ISO 9001 đề cập đến ở Điều Khoản 9.
Điều khoản 9: Đánh giá kết quả hoạt động
- Thực hiện theo dõi, đo lường, phân tích và đánh giá sự thỏa mãn của khách hàng và những dữ liệu thu thập được (9.1)
- Tổ chức các cuộc đánh giá nội bộ (9.2)
- Xem xét của lãnh đạo (9.3)
Bước 4: ACTION – Thay đổi, cải tiến
Sau cuộc đánh giá, doanh nghiệp cần xem xét và tiến hành cải tiến. Hoạt động này bao gồm việc xử lý các vấn đề phát sinh trong quá trình vận hành Hệ thống Quản lý Chất lượng (QMS), thực hiện cải tiến liên tục và thậm chí có thể đưa ra các biện pháp thay đổi hoặc đổi mới. Tiêu chuẩn ISO 9001 chú trọng vào hoạt động cải tiến qua các điều khoản sau:
- Sự không phù hợp cùng hành động khắc phục (10.2)
- Cải tiến liên tục (10.3).
5. Khi nào nên áp dụng quy trình?
Mô hình PDCA có tính linh hoạt, nên được sử dụng rộng rãi trong các doanh nghiệp, tổ chức thuộc nhiều lĩnh vực khác nhau. Quy trình PDCA thường được triển khai trong các trường hợp như:
- Bắt đầu dự án mới
- Cải tiến quy trình, dự án có sẵn
- Khám phá những cơ hội mới để cải tiến liên tục
- Phát hiện kịp thời các vấn đề trong quy trình và tìm cách loại bỏ chúng
Việc áp dụng chu trình PDCA cần thời gian để đánh giá hiệu quả, nên không phù hợp để giải quyết vấn đề cấp bách.
6. Mô hình PDCA và mô hình Kaizen
Cả PDCA và Kaizen đều hướng tới mục tiêu cải thiện môi trường làm việc và văn hóa doanh nghiệp. Phương pháp Kaizen, xuất phát từ việc thực hiện các thử nghiệm nhỏ và theo dõi kết quả, tập trung vào việc điều chỉnh và cải thiện liên tục. Trong quá trình này, chu trình PDCA đóng vai trò quan trọng như một công cụ hỗ trợ.
PDCA cung cấp một khuôn khổ tổ chức và hệ thống để triển khai các quy trình cải tiến theo cách có tổ chức và hệ thống hóa. Khi Kaizen thực hiện các thử nghiệm và đề xuất cải tiến, PDCA giúp kiểm soát và theo dõi tiến trình, đồng thời tạo ra cơ hội để xác định những điểm mạnh và điều chỉnh chiến lược nếu cần thiết. Sự kết hợp của cả hai phương pháp giúp doanh nghiệp duy trì sự linh hoạt và liên tục nâng cao hiệu suất trong môi trường làm việc và văn hóa tổ chức.
Chu trình PDCA có thể coi là một mô hình cực kỳ hiệu quả để cải thiện hiệu suất làm việc, đảm bảo tính ổn định và tổ chức thông qua 4 giai đoạn (Plan – Do – Check – Action). Hi vọng rằng bạn đọc đã hiểu những thông tin cơ bản về PDCA là gì và có thể tự xây dựng mô hình này, áp dụng vào doanh nghiệp để kiểm soát và cải thiện quy trình làm việc, đồng thời đạt được những mục tiêu đã đề ra. KYODO chân thành cảm ơn sự quan tâm và thời gian bạn dành cho bài viết này!
Xem thêm: Kaizen là gì? Lợi ích từ việc áp dụng Kaizen?
